Kolbotn, 13 April 2007
Kolbotn Rotary Klubb har gjennom det siste året identifisert et behov for å gjennomgå klubbens mål, organisasjon, funksjoner og kvaliteten på ”det indre liv”.
Arbeidsgruppen har gjennomgått nåværende situasjon og diskutert hvilke mål klubben bør sette seg frem mot 2010 og hvilke virkemidler som kan være relevante for å nå disse målene.
Et overordnet mål for Kolbotn Rotary Klubb må være i sitt virke å ivareta Rotary`s idealer og samtidig å engasjere medlemmene i et entusiastisk miljø. Et miljø hvor yrke, klubbens funksjon og resultater står i fokus. En klubb hvor alle medlemmer trives sammen og utvikler hverandre.
Organiseringen av klubbens virke må være enkel og oversiktlig, med klart definerte roller. Organiseringen skal ivareta både korte og langsiktige oppgaver. Større kontinuitet i prosjekter og andre arbeidsoppgaver må ivaretas gjennom funksjonstider og overlappende rekruttering
Når det gjelder medlemsutviklingen må det tas hensyn til medlemsmassens utvikling samtidig som det enkelte medlems utvikling ivaretas. Fokusområder er økt kvinneandel og god fordeling i alder. Klubben må etablere et aktivt miljø hvor mennesker trives og den må samtidig være interessant for nye kandidater. Fadderordning er et viktig element, for å hjelpe de nye medlemmene til raskt å finne sin rolle i klubben.
Møtevirksomheten er et av de viktigste elementene i å skape en forbedring i klubbens funksjon og kvaliteten på klubbens indre liv. Et viktig tiltak er å få til flere ”klubbmøter” hvor vi gjennomgår og diskuterer planer, prosjekter og andre aktiviteter. Disse møtene gir styret en unik mulighet til å forankre planer og beslutninger. Dette i tillegg til faste tider for komitémøter. Flere av klubbens medlemmer bør engasjeres i å presentere sine yrker og holde egoforedrag. Vi bør holde fast ved en kameratskapsaften og et par arrangement med ledsagere årlig. I planperioden foreslås å redusere antall eksterne foredragsholdere til 12 møter/år
Rotary`s nye organisasjonsstruktur peker på at prosjektvirksomhet bør få større tyngde i klubbenes arbeid. Arbeidsgruppen advarer mot å skape forvirring mellom prosjekter og andre arbeidsoppgaver/aktiviteter. Videre er vi opptatt av å styrke innsatsen for lokale prosjekter og disse skal ha et omfang tilsvarende 2/3 av de ressurser som står til rådighet for prosjekter i klubben. Samtidig må innsatsen i alle typer prosjekter balanseres mot de ressurser som til enhver tid står til disposisjon.
1. Bakgrunn
Under Generalforsamlingen i fjor kom det frem kommentarer som indikerte behov for en gjennomgang av enkelte sider av klubben vår.
Presidenten ga klubb komiteene i oppdrag å konkretisere problemstillinger som medlemmene ønsket det skulle arbeides videre med. Komiteene har kommet med konkrete og konstruktive innspill.
Styret har gjennomgått komiteenes innspill og vurderinger, som kan sammenfattes i 5 fokusområder.
Til å arbeide videre med fokusområdene har styret nedsatt 3 arbeidsgrupper :
- Langtidsplan mot 2010
- Organisasjonsmessig tilpasning
- Vedtekts gjennomgang
Arbeidsgruppen Langtidsplan mot 2010 koordineres av Helge B. Castberg og består av :
Mona Egén Mobæk
Ivar Nohr
Ine Barlie
Trond Solvang
Frank Pettrem
Arthur Brunvoll
Kjell Ryli, representant for styret
Arbeidsgruppen startet sitt arbeid 1.februar 2007 og har
avholdt 6 møter. Tidsfrist for innlevering av forslag til styret er satt til
15.april 2007.
2. Mandat
Arbeidsgruppen fikk som grunnlag for sitt arbeid et notat fra styret hvor behovene for å gjennomgå Kolbotn Rotary Klubb`s liv og levnet ble beskrevet.
Arbeidsgruppen ble gitt følgende mandat:
3.Overordnet mål
”En levende klubb for Rotary`s mål”
Mål
4. Arbeidsgruppens forslag
4.1 Organisasjon
4.2 Medlemsutvikling
Virkemidler
o Kjøvangen (avhengig av Tores velvilje)
o summemøter med aktuelle temaer
o sammenkomster m/ledsager
o familieutflukt (dags eller weekend)
o kulturaften (med noe attåt – Kolben)
o kameratskapsaften, her ser vi ingen grunn til å finne opp hjulet på nytt, rakfiskaften er en hyggelig sosial sammenkomst hvor man har tid og anledning til å sosialt samvær
o bidra til en velfungerende Rotaract-klubb
o støtte opp om klubbens aktiviteter
§ arrangere felles møter
§ invitere til å delta i vår klubbs prosjekter (eks. Bokmesse)
§ delta i klubbens egne prosjekter
§ støtte økonomisk klubbaktiviteter
o rekruttere medlemmer fra klubben
4.3 Møtevirksomhet
Virkemidler 1 (Struktur)
Møtene bygges opp etter en struktur :
Virkemidler 2 (Innhold)
Oppsummering møtevirksomhet:
Møter |
Pr. kvartal |
Pr. år |
Klubbinformasjon |
1 |
4 |
Rotaryinformasajon |
1 |
4 |
Sosialt/Kultur |
1 |
6 (inkl halvår/år) |
Egne krefter |
1 |
4 |
Komitémøter |
1 |
4 |
Rotaract |
|
2 (ett hvert halvår) |
Intercity |
|
3 (GRK+ORK) |
Julemøte |
|
1 |
Dette summeres opp til |
|
28 |
Med utgangspunkt ca 40 møter i året gir dette ca 12 møter til eksterne foredragsholdere.
4.4 Prosjektvirksomhet
Arbeidsgruppen er av den oppfatning at ”prosjekter” i den nye organisasjonsstrukturen er tillagt funksjoner som ikke egentlig er prosjekter men funksjoner/arbeidsfelt/aktiviteter under komiteene. Etter vår mening bør prosjekter i Rotary ha samme mening som overalt ellers: En definert start og slutt. Spesielt vil dette gjelde når en søker å finne lengre perspektiv på en rekke aktiviteter.
Mål
Prosjekt 1:
Prosjekt 2:
o Virkemidler:
§ DSG (District Simplified Grant)
§ årlig bokmesse
§ øremerkede penger fra loddsalg
§ dugnadsinnsats (egne eller i samarbeid med andre klubber/Rotaract)
Prosjekt 3:
o Virkemidler:
§ MG (Matching Grant)
§ Fullføre prosjektet som løper i 2 år til, men som allerede er finansiert
Prosjekt 4:
o Virkemidler:
§ Finansieres gjennom kontingent
Handicamp:
o Virkemidler:
§ Finansieres gjennom kontingent.
RYLA: Foreslå to personer/år til RYLA - aktuelle kandidater til Rotaract
o Virkemidler:
§ Finansieres gjennom kontingent.
GSE: Minst en utvekslingsstudent i løpet av planperioden
o Virkemidler:
§ Finansieres gjennom kontingent.
o Skal inngå i all opplæring/ utvikling
o Skal være en aktiv del av vårt program/ våre aktiviteter
o Fast rapportering/ status/ rom for diskusjon, se møter
o Feire/ markere når vi lykkes – la det gå sport i det!
*****************##################**************
Områder som er
gjennomgått og drøftet
Rotary organisasjonene (Vår Strategiske overbygning)
o beholde eksisterende medlemmer
o fokusere på ledertrening
o øke medlemsantallet og spesielt når det gjelder kvinner
o forbedre anseelse i samfunnet
o Focus on Individual involvement
Rotary Norge
Rotary Distrikt 2260
Kolbotn
Rotary Klubb, styrets redegjørelse som bakgrunn for mandat